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Spread Sheet Software (MS-Excel) [स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर (एम.एस. एक्सेल) ]
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल Microsoft Office Package का एक भाग है तथा एक्सेल एक इलेक्ट्रोनिक Spreadsheet Program है।
स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग सांख्यिकी (Statistical) डाटा के विश्लेषण में, गणितीय गणनाओं (Mathematical Calculations) में, बजट बनाने में, एकाउन्टिंग वर्कशीट निर्माण में, वित्तीय लेन-देन का रिकॉर्ड रखने हेतु किया जाता है।
प्रथम इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट प्रोग्राम (Electronic Spreadsheet Programme) Visicale है।
MS Excel सांख्यिकी गणना करने एवं Chart बनाने के साथ ही डाटा का विश्लेषण करने, डाटा एवं सूचनाओं को व्यवस्थित करने हेतु प्रयुक्त होता है। MS Excel के प्रयोग से Accounts related कार्य तथा बड़ी-बड़ी गणनाएँ भी आसानी से की जा सकती हैं।
Excel के समान और भी अनेक स्प्रेडशीट प्रोग्राम जैसे-Lotus 1-2- 3, Libra Office, Google Sheets, I Work Numbers, Lotus Symphony, VisiCale आदि है। एक्सेल फाइल का फॉर्मेट या एक्सटेंशन (Extension) .xls/.xlsx होता है। डी – MS Excel 2010 में Template File का एक्सटेंशन .xltx होता है।
एक्सेल का रन कमाण्ड (Run command of Excel) Excel / Excel.exe होता है। एक्सेल की प्रत्येक फाइल को वर्कबुक (Workbook) कहा जाता है। MS Excel में By Default Sheet का नाम Sheet 1 होता है। MS Excel में एक्सेल वर्कशीट का नाम कम से कम 1 character लम्बा और अधिक से अधिक 31 वर्णों (Characters) का हो सकता है।
सेलों के समूह को वर्कशीट कहा जाता है अर्थात् Worksheet सेल का संग्रह (Collection of Cells) है। एक ही वर्कबुक में समान नाम की वर्कशीट नहीं हो सकती है। रॉ (Raw) एवं कॉलम (Column) के प्रतिच्छेदन (Intersection) बिन्दु को सेल कहा जाता है।
एक्सेल में एक वर्कबुक अनेक शीट या वर्कशीट से मिलकर बनी होती है। अर्थात् एक एक्सेल फाइल एक वर्कबुक होती है, जिसमें एक या एक से से अधिक वर्कशीट हो सकती है। MS Excel 2000, 2003, 2007, 2010, 2013 की एक वर्कबुक में बॉय डिफाल्ट 3 वर्कशीट होती है जिनका नाम Sheet1, Sheet2, Sheet 3 के रूप में होता है।
MS Excel 2016, 2019 में By Default शीट की संख्या 1 होती है। एक वर्कबुक में आवश्यकतानुसार वर्कशीट का नाम बदला जा सकता है तथा वर्कशीट की संख्या कम या ज्यादा की जा सकती है। एक वर्कबुक में अधिकतम वर्कशीट की संख्या 255 हो सकती है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के किसी वर्कबुक में रिफ्रेन्सिंग डेटा के लिए जब एक से अधिक वर्कशीट पर काम करते हैं, तो उसे रिफ्रेन्सिंग मल्टीपल शीट कहलाती है।
रॉ एवं कॉलम (Row and Column) एक वर्कशीट में सभी सूचनाएँ पंक्ति (Row) व स्तम्भ (Column) के रूप में प्रदर्शित होती है।वर्कशीट में पंक्तियां (Rows) टॉप से बॉटम की ओर उर्ध्वाधर (Horizontal) रूप में होती है।
एक वर्कशीट में कुल पंक्तियों (Rows) की संख्या 1048576 होती है, वर्कशीट में पहली रॉ (Row) का नम्बर 1 व अंतिम रॉ का नम्बर 1048576 होता है अर्थात् पंक्तियां 1,2,3,4,5 1048576 के रूप में होती है।
एक्सेल वर्कशीट में रॉ को हाईड करने की शॉर्ट कट कीज Ctrl+9 हैं। इस रॉ को फिर से unhide करने हेतु Ctrl+Shift+9 शॉर्टकट प्रयुक्त होती है। वर्कशीट में By Default Row की लम्बाई 12.75 pt होती है। * वर्कशीट में स्तम्भ (Column) लेफ्ट से राइट खडे (Vertical) रूप में होते है।
एक वर्कशीट में कुल स्तम्भों (Columns) की संख्या 16384 होती है, वर्कशीट में पहले कॉलम का नाम एवं अंतिम कॉलम का नाम XFD होता है। अर्थात् स्तम्भ A, B, C, D.. XFD के रूप होते हैं। एक्सेल वर्कशीट में कॉलम को हाईड करने की शॉर्ट कट कीज Ctrl+0 हैं। हाइड किए गए कॉलम को unhide करने हेतु Ctrl + Shift + ) होता है।56 वर्कशीट में By Default Column की चौड़ाई 8.43pt होती है। सेल एवं सेल एड्रेस (Cell and Cell Address)
रॉ व कॉलम का प्रतिच्छेदन (Intersection) बिन्दु को सेल कहा जाता है। अर्थात् Row व Column का संगम सेल कहलाता है। सेल (Cell) वर्कशीट की सबसे छोटी इकाई है जहाँ डाटा एन्टर किया जा सकता है।सेल को एक्सेल प्रोग्राम का मूल तत्व (Basic Building Block) कहा जाता है, क्योंकि एक्सेल स्प्रेडशीट की सारी गणना सेल में ही की जाती है।
वर्कशीट में सेल वह स्थान है जहां संख्याओं, सूत्रों, अक्षरो को लिखा जाता है। एक्सेल के किसी एक सेल में अधिकतम 32767 कैरेक्टर प्रदर्शित किए जा सकते हैं। एक हैडर एवं फूटर में अधिकतम 255 character हो सकते हैं। वर्कशीट में प्रत्येक सेल की पहचान सेल एड्रेस (Cell address) होती है।
प्रत्येक सेल का एड्रेस अलग-अलग होता है। सेल एड्रेस में पहले कॉलम का नाम तथा उसके पश्चात रॉ नम्बर होता है। जैसे—Cell का निर्माण Row संख्या 7 तथा Column नाम B से मिलकर होता है तो उस सेल का सेल एड्रेस होता है। सेल एड्रेस में पहले कॉलम नाम तथा उसके बाद Row Number दर्शाया जाता है। जैसे -C210, AB4210 सेल एड्रेस से सेल की लोकेशन का पता लगाया जाता है।
अर्थात् सेल में लिखे गए टेक्स्ट को लेफ्ट साइड में शिफ्ट किया जाता है। Wrap Text/रैप टेक्स्ट-सेल में लिखे गए टेक्स्ट को एक से
अधिक लाइन्स में व्यवस्थित करता है, जिससे सेल में लिखे गए टेक्स्ट सेल की निर्धारित चौड़ाई में ही प्रदर्शित होते हैं। Merge & Centre/मर्ज सेन्टर यह एक से अधिक सलेक्टेड सेल को एक ही बड़े सेल में परिवर्तित करता है।
Number/नम्बर-Number Format/नम्बर फॉर्मेट-एक्सेल में पूर्व निर्धारित नम्बर फॉर्मेट General होता है।, यूजर इसे General, Number, Currency, Accounting, Short Date, Long Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific आदि फॉर्मेट में बदल सकता है।
Accounting Number Format / अकाउंटिंग नम्बर फॉर्मेट- इसके माध्यम में किसी भी करेंसी को सलेक्ट किया जाता है। Percent Style/परसेन्ट स्टाइल-इसके द्वारा सेल की वेल्यु को Percentage के रूप मे प्रदर्शित किया जाता है।
Comma Style/कोमा स्टाइल-इसके द्वारा किसी मान को कोमा लगाकर अलग किया जाता है जैसे- 10,48,576 Increase Decimal/इंक्रीज डेसीमल-दशमलव के बाद की संख्या को बढाने के लिए प्रयुक्त होता है। Decrease Decimal/ डिक्रीज डेसीमल-दशमलव के बाद की संख्या को कम करने के लिए प्रयुक्त होता है।
Styles / स्टाइल्स-Conditional Formatting/कंडीशनल फॉर्मेटिंग- हम फॉर्मेटिंग को किसी Condition Level के साथ Apply कर सकते हैं। जैसे greater than, less than, between आदि। यह Criteria पर आधारित Cells की विशिष्ट वेल्यूज को हाइलाइट करता है।
Cell Styles/सेल स्टाइल्स-इसके द्वारा किसी भी सेल पर प्रिडिफाइंड सेल स्टाइल को लागू कर सकते हैं। तथा यूजर प्रिडिफाइन्ड सेल स्टाइल को मॉडिफाई भी कर सकता है।
Cells/सेल्स- Insert/इंसर्ट-शीट या टेबल में Row या Column insert करता है।
Delete / डिलीट – सलेक्टेड Cells, Row या Column को Delete करता है।
Format / फॉर्मेट – Row Height या Column Width को बदलने, शीट को Organize या शीट को Protect करने या Cells को Hide or Unhide करने आदि कार्य करता है। Row Height प्राय: 12.75 व कॉलम की चौड़ाई 8.43 होती है। इस कमाण्ड में हम Sheet Name या Tab Colour बदल सकते हैं। हम सलेक्टेड सैल का यहां बॉर्डर कलर, बॉर्डर लाइन, फॉन्ट डिजाइन या बैक ग्राउण्ड बदल सकते हैं।
Editing/एडिटिंग-Autosum /ऑटोसम-सलेक्टेड सेल की वेल्यू का योगफल (Sum) प्रदर्शित करता है। Clear/क्लियर-सेल की वेल्यु को हटाया जाता है।Sort & Filter/सॉर्ट एण्ड फिल्टर-सेल की वेल्यु को आरोही व अवरोही क्रम में व्यवस्थित कर सकते हैं तथा सेल में किसी विशेष वेल्यू को फिल्टर कर सकते हैं।
Find & Select/फाइंड एण्ड सलेक्ट-इसके माध्यम से Find, Replace, GoTo आदि कमाण्ड काम में ले सकते हैं।
