How Does Microsoft Office Work [माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस कैसे काम करता है]
Microsoft Office एक Application Software (अनुप्रयोग सॉफ्टवेयर) है, जो माइक्रोसॉफ्ट कंपनी द्वारा बनाया गया।
माइक्रोसॉफ्ट (Microsoft) एक सॉफ्टवेयर बनाने वाली कंपनी है, जिसकी स्थापना 4 अप्रैल 1975 को बिल गेट्स व पॉल एलन ने की। माइक्रोसॉफ्ट का मुख्यालय – रेडमंड, वाशिंगटन (अमेरिका) में है।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस को MS Office भी कहा जाता है। Microsoft Office को Office Suit भी कहा जाता है Microsoft Office का पहला वर्जन MAC OS के लिए 1989 में बनाया गया।
19 नवम्बर, 1990 को Microsoft द्वारा Windows Operating System के लिए पहला Microsoft Office 1.0 वर्जन बनाया गया।
Microsoft Office के Microsoft Office 4.0, 4.3, 1995, 1997, 2000, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 3 वर्जन माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बनाए जा चुके हैं। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के समान ऐप्लिकेशन लिने ऑफिस, किंग
सॉफ्ट ऑफिस, निओ ऑफिस, ओपन ऑफिस, ओनली ऑफिस, फ्री ऑफिस आदि है। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2019 MS Office का नवीनतम वर्जन है।
आजकल एन्ड्रॉइड फोन, आई फोन आदि में भी MS Office WPS Office के नाम से उपलब्ध है। WPS का पूर्ण नाम Writer, Presentation, Spreadsheet है। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का प्रयोग सामान्यतया एक कार्यालय या स्कूल आदि में किया जाता है।
Microsoft Office में मुख्य रूप से चार प्रोग्राम या एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर होते हैं—Microsoft Word – Text डॉक्यूमेन्ट बनाने हेतु जैसे—एक कार्यालय या स्कूल आदि द्वारा पत्र लिखने हेतु। Microsoft Excel – गणितीय एवं सांख्यिकी गणनाओं हेतु। जैसे एक कार्यालय में बही-खाते / आय-व्यय का विवरण दर्ज
3. करने हेतु। Microsoft Power Point स्लाइड बनाकर प्रजेन्टेशन देने हेतु । जैसे किसी कार्यालय/कंपनी के डेटा, क्रिया-कलाम गतिविधियाँ, उपलब्धियों आदि को ग्राफ एवं प्रजेन्टेशन के द्वारा
4. व्यक्त करने के हेतु । Microsoft Access Data Base एप्लिकेशन बनाने हेतु
जैसे—एक कार्यालय / संगठन में काम करने वाले व्यक्तियों विवरण रखने हेतु एक ऐसे प्रोग्राम की आवश्यकता होती है, जो आँकड़ों के आधार पर कार्य करके डेटाबेस को मैनेज (व्यवस्थित) कर सके, इस हेतु प्रयुक्त MS-Access एक डेटाबेस मैनेजमेन्ट सॉफ्टवेयर है। का
1. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में प्रयुक्त ये छोटे-छोटे एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर सामूहिक रूप से Office Assistant कहलाते हैं। 2. फ्रंट पेज MS Office का ऐसा एप्लिकेशन है जो वेब बनाने के काम आता है। page Microsoft Office में अन्य प्रोग्राम Microsoft Office Tools, One Notes, Info Path Designer, InfoPath filler, Outlook, Share Point Workspace आदि है।
नोट: – ई-मेल क्लाइन्ट सेवा हेतु प्रयुक्त एम. एस. आउटलुक (MS-Outlook) भी एम.एस. ऑफिस का भाग है। इसमें यूजर सारे E-mail account को एक ही जगह अपने कम्प्यूटर में बिना ब्राउजर के खोल सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word)
प्रोसेसर (Word Processor) वर्ड प्रोसेसर एक ऐसा प्रोग्राम / सॉफ्टवेयर है जो वर्ड या शब्दों पर प्रोसेस या कार्य करता है। वड ओसेसर के अनेक प्रोग्राम / सॉफ्टवेयर Word Star, MS Word,
Word Perfect, Soft Word Akshar आदि हैं। 18 वर्तमान में सर्वाधिक प्रयुक्त वर्ड प्रोसेसर एम.एस. वर्ड (M.S Word) है, क्योंकि वर्ड स्टार, अक्षर आदि प्रोसेसर में कम सुविधाएँ हैं।
Microsoft word एक वर्ड प्रोसेसर प्रकार का एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है।
Microsoft word माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम है, जिसका नवीनतम वर्जन 2019 है। जो Windows Operating System हेतु 24 सितम्बर, 2018 को Launch किया गया।
MS Word में किए जाने वाले कार्यों में टाइप किए शब्दों का रंग बदलना, आकार व आकृति बदलना, शब्दो के नीचे रेखा (Underline) खींचना, शब्दों को गहरा (Bold) करना, शब्दों को तिरछा (Italic) करना, विभिन्न पंक्तियों के प्रथम अक्षरों व अंतिम अक्षरों को एक सीध में करना, अक्षरों को पेज के मध्य में करना, शब्दों की स्पेलिंग व व्याकरण संबंधी गलतियाँ दूर करना, पेज के चारों तरफ बॉर्डर लगाना, विभिन्न पंक्तियों को वर्ण क्रमानुसार व्यवस्थित करना, प्रत्येक पेज पर हैडर व फुटर देना तथा विभिन्न प्रकार के चित्र/ग्राफ इन्सर्ट करना ।
MS Office का भाग MS Word नोटपेड (Notepad) के समान ही है। MS Word एवं नोटपेड दोनों text editor है, दोनों का उपयोग टेक्स्ट फाइल बनाने, खोलने एवं एडिट करने हेतु होता है। नोटपेड टेक्स्ट फार्मेटिंग की सुविधा नहीं देता है, जबकि MS Word यह सुविधा देता है।
एक्सटेंशन (Extension)
एक्सटेंशन किसी फाइल/डॉक्यूमेन्ट के प्रकार /फॉर्मेट के बारे में बताता है अर्थात् एक्सटेंशन द्वारा यह जानकारी मिल जाती है कि फाइल pdf/image/word file / excel spreadsheet आदि में कौन-सी है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में बनने वाली फाइल को डॉक्यूमेंट (Document) file कहा जाता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का फाइल एक्सटेंशन (Microsoft Word Extension) .Doc/Docx होता है। * माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के वर्जन Word 1997, Word 2000, Word 2003 हेतु . Doc तथा Word 2007, Word 2010, Word 2013, Word 2016, Word 2019 हेतु . Docx एक्सटेंशन के रूप में प्रयुक्त होता है।
माइक्रोसॉफ्ट विण्डो के विभिन्न अवयव
Fig. : Microsoft Wo Various Elements of Microsoft Word Window
टाइटल बार (Title Bar)
Word Window के सबसे ऊपरी भाग को टाइटल बार कहा जाता है। टेम्पलेट फाइल (Template File) का एक्सटेंशन माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2000, 2003 में. Dot तथा माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2010, 2013, 2016, 2019 में. Dotx का होता है।
Macro File का Extension Docm होता है। कम्प्यूटर में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को Open करने के Step- Run Command के द्वारा Open करना-
1.Window + Rके माध्यम से रन बॉक्स ओपन कर उसमें Winword/Winword.exe लिखेंगे।
नोट-कम्प्यूटर सिस्टम में किसी भी प्रोग्राम को Run Box के माध्यम से Open करने के लिए जो कमाण्ड होते हैं उन्हें Run Command कहा जाता है।
नोट :- Microsoft Word का रन कमाण्ड Winword/ Winword.exe होता है।
2. Start Button के द्वारा Open करना- ★ Start >All Programs -> Microsoft Office->Microsoft Office Word
Note: Microsoft Word ओपन होने पर स्क्रीन पर जो विण्डो प्रदर्शित होता है उसे वर्ड विण्डो कहा जाता है। इस बार के मध्य में वर्ड फाईल / डॉक्यूमेन्ट का नाम या टाइटल (शीर्षक) प्रदर्शित होता है।
नोट : यदि किसी फाइल का नाम नहीं रखा गया है, तो एम. एस. वर्ड इस फाइल का नाम Documenti, Document आदि रखता है। टाइटल बार के बायीं ओर W शेप का एक बटन होता है जिसे कंट्रोल बटन कहा जाता है। जिसमें निम्न Options होते हैं-
A. Restore— यह विण्डो को पूर्ववत Size में परिवर्तित करता है। B स्थान से दूसरे स्थान पर Move Word Window को एक ले जाने के लिए प्रयुक्त होता है।
C. Size Word Window की साइज को बदलने के लिए। D. Minimize:- इसके द्वारा Word Window को स्क्रीन से Hide किया जाता है, और टास्क बार में Pin किया जाता है। अर्थात् मिनिमाइज करने के बाद वर्ड विण्डो टास्क बार मे दिखाई देती है। E. Maximize—Word Window को Full Screen करता है। F. Close (Alt+F4 ) —— इस कमाण्ड द्वारा Word Window को बंद (Close) किया जाता है।
Minimize, Maximize
Note—टाइटल बार के दायीं ओर तीन कंट्रोल बटन होते हैं। Close X
नोट – MS Word डॉक्यूमेन्ट का नाम वर्ड विंडो के सबसे ऊपर स्थित टाइटल बार (Title bar) एवं सबसे नीचे स्थित टास्क बार (Task bar) में डिस्प्ले होता है।
मेन्यू बार (Menu Bar)
टाइटल बार के ठीक नीचे Menu Bar / Tab Bar होती है, जिसमें File Tab / Office Button, Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View зnfe Tab/Menu होते हैं। Ribbon (Ctrl+F1)—– Menu Bar के नीचे के भाग को Ribbon कहा जाता है
रूलर बार (Ruler Bar)
Page Margin को सेट करने के लिए रूलर बार का प्रयोग किया जाता है, इसकी सहायता से डॉक्यूमेंट का सही ले आउट देखा जा सकता है। वर्ड विण्डो में दो स्थान पर रूलर बार होते हैं-
1. Horizontal Ruler Bar—यह रूलर Ribbon Bar के ठीक नीचे तथा Text Area के ठीक ऊपर होता है।
2. Vertical Ruler Bar —यह रूलर Text area के बायीं ओर स्थित होता है। * Text Aren—Word Window के इस भाग में अक्षरो व शब्दो को टाइप किया जाता है।
स्क्रॉल बार (Scroll Bar)
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के विण्डो में दो स्क्रॉल बार होते हैं-
1.हॉरिजॉन्टल स्क्रॉल बार (Horizontal Scroll Box) यह Tea area के ठीक नीचे व Status Bar के ठीक ऊपर होता है। उसका प्रयोग पेज को बाएँ-दाएँ (Left-Right) खिसकाने के लिए किया जाता है।
2. वर्टीकल स्क्रॉल बार (Vertical Scroll Box)—– यह वर्ड विण्डों के ठीक दायीं ओर स्थित होता है। इसका प्रयोग पेज को ऊपर-नीचे (Up-Down) करने के लिए किया जाता है। जिससे आप डॉक्यूमेंट के पूरे हिस्से को देख एवं पढ़ सकें।
नोट-हॉरिजॉन्टल एवं वर्टीकल स्क्रॉल बार के मध्य की जगह को स्क्रॉल बॉक्स कहते हैं।
स्टेटस बार (Status Bar)
यह Taskbar के ठीक ऊपर व Scroll Bar/ Text Area के ठीक नीचे पट्टी के रूप में होता है। * इसमें एक्टिव डॉक्यूमेन्ट या यूजर जो कार्य कर रहा है उससे
सम्बन्धित सूचनाएँ होती है कि प्रयोक्ता कौनसे पेज पर है या पेज में कितने शब्द है अर्थात् इस पर पेज नम्बर, सेक्शन नम्बर, लाइन संख्या, रिकॉर्डिंग आदि दिखाता है।
स्टेटस बार के दायीं ओर (+) बटन पर क्लिक करके Document को Zoom In (Screen को बड़ा करना) कर सकते हैं तथा (-) बटन पर क्लिक करके Document को Zoom out (Screen को छोटा करना) कर सकते हैं।
स्टेटस बार में ही View (व्यू) बटन होता है जिससे यूजर डॉक्यूमेन्ट पेज को अलग-अलग View (व्यू) (Print Layout, Full Screen Reading, Web layout, outline) में देख सकता है।क्विक एक्सेस टूलबार (Quick Access Toolbar) जो कमाण्ड (Commands) सबसे अधिक प्रयोग में लिए जाते हैं, उन कमाण्ड्स को सिंगल क्लिक द्वारा काम में लेने हेतु इसका प्रयोग होता है। सेव (Save), रीडू (Redo), प्रिंट (Print) आदि बटन इस टूलबार में होते हैं।
Word page में किसी भी प्रकार की टेबल बनाने के बाद टेबल से सम्बन्धित Design एवं Layout दो नए टैब खुल जाते हैं। Word page में किसी भी प्रकार कि Picture/Shape / Graph बनाने के बाद Format एक नया टैब खुल जाता है।
नोट :-माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में Document Page का अधिकतम जूम (Maximum Zoom) 500% व न्यूनतम जूम (Minimum Zoom) 10% होता है।
ऑफिस बटन (Office Button)
एम.एस. वर्ड के बायें कोने में office button होता है। इस बटन में file से सम्बन्धित कमाण्ड जैसे-New, Open, Save, Save as आदि होते हैं। –