टेम्पलेट्स (templates) का अर्थ:
टेम्पलेट्स एक फाईल है, जो नया डॉक्यूमेट के लिए प्रारंभिक बिन्दू के रूप कार्य करता है। यह एक पहले से ही बना बनाया word document है । जब आप कोई टेम्पलेट्स खोलते है तो यह किसी भी तरह से पूर्व स्वरूपित होता है ।
उदाहण के लिए ‘‘माइक्रो सॉफ्ट वर्ड’’ में टेम्पलेटस का उपयोग कर सकते हैं ।
परिचय:- टेम्पलेटस एक विशेष प्रकार का वर्ड डॉक्यूमेन्ट है जो text, style, macro, की बोर्ड शोर्टकट कस्टम टूलबार, रिबन संसाधनो और Auto text प्रविष्ठियो सहित एक ब्लॉक स्टक्चर होता है । टेम्पलेटस का उपयोग करके बनाए गए दस्तावेजो मे इन सभी सुविधाओ तक पहुंच होगी और आपके टेम्पलेटस को अच्छी तरह से सोचा जाऐ पर एक नया दस्तावेज बनाने मे आपके काम का एक बडा हिस्सा आपके लिए किया जाऐगा।टेम्पलेटस बनाने की प्रक्रिय:-
- Click the file tab and the new
- click blank document, and click create
- make the change this you want to margin setting ,page size and, orientation, style and other formats
- Click the file tab and click the save as.
Explain the procedure to edit a template?
- File
- New
- Templates and documents
2.select the template and click edit button.
ENVELOPES – शब्द मे लिफाफा पर प्रिन्ट करने में आपकी सहायता के लिए टूल शामिल है वर्ड मे प्रिंटिग लिफाफे जैसे मार्जिन और फॉन्ट के लिए आप की जरूरतों को पूरा करने के लिए है।
लिफाफा – प्रिंट करने के लिए लिफाफा और लेबल संवाद बॉक्स का उपयोग करके लिफाफा के लिए डिलिवर पता जानकारी को बनाए रखना त्वरित (जल्दी) और आसान है। वर्ड मे सिफाफा ऐड्रेस लाइन लिफाफे शैलियो के उपयोग के माध्यम से बनाये जाते हैं। जो लिफाफे के विसिष्ट तत्वो को परिभाषित करते है। जैसे रिटन पता ओर प्राप्त कर्ता पता।
आप MS Word द्वारा उपयोग कि जाने वाली Style को Modify कर सकते है।
लिफाफे मे रिटर्न पता भेजने की प्रक्रिया –
Mailings tabs
- Create group
- Envelopes
- add retum address
Envelopes option is available in options/option dropdown menu. Envelopes size can be modified using envelope-option tab of envelope dialog box.
Creating labels
उदाहरण :- A4 शीट पर मुद्रित 10 या 20 समान लेबल हो सकते है।
- Mailings tab पर क्लिक करेगें।
- Create ग्रुप के तहत लेबल option को सलेक्ट करेगें।
- Option tab के तहत प्रोटक्ट No.मे से 30per page लेबल पर क्लिक करेगें।
- फिर Ok बटन दबाऐगें।
Mailing tab
- Create group
- option table
- option tab
- 30per page
- ok
- create labels, you should select file
- new
- labels option
Mail merge:- मेलमर्ज MS Word की वह महत्वपूर्ण सुविधा है जिसके द्वारा आप एक पत्र अनेक व्यक्तियो को भेज सकते हैं।जब ग्रुप मे लेटर तैयार करना होता है, तो वहां पर मेलमर्ज का प्रयोग करते है। जैसे प्रवेश पत्र, निमंत्रण पत्र, ऑफिस लेटर आदि । अर्थात इससे हम Data Base को जोड़ सकते है।मेलमर्ज मे लेटर को प्रिंट करने की प्रक्रिया-
- एक खाली Document file खोलें।
- click on the mailing tab (Mailing टेब पर क्लिक करें)
- फिर उसमे start mail merge group के तहत start mail merge option पर क्लिक करें ।
- फिर आप step-by-step Mail Merge wizard पर क्लिक करें
- Letter option को सलेक्ट करे । फिर starting document पर क्लिक करें।
- फिर आप Use current document को चुने ओर select recipients पर क्लिक करें।
- Type a new list ऑप्सन को सलेक्ट कर create पर क्लिक करें।
- फिर New address list मे डाटा भरे। फिर ok बटन दबाये।list को सेव करें।
- next : write your letter optionपर क्लिक करें।
- जिसको भेजना है नाम,पता सहित address block ऑप्सन पर क्लिक करें फिर ok करें।
- Preview letter ऑप्सन पर क्लिक करें फिर complete the merge ऑप्सन पर क्लिक करें ।
- प्रिंट (print ) indivisulal लेटर पर क्लिक करें।
Step 1. Select a document type.
Step 2. Select a starting document.
Step 3. Select recipients.
Step 4. Write arrange your document.
Step 5. Preview your document.
Step 6. Complete the merge .
मेलमेर्ज मे Envelopes बनाने की प्रक्रिया समझाये ।
- start mail marge group
- start mail merge
- ok
- मेलमेर्ज मे निमंत्रण भेजने के लिए Pdf file कैसे attach करेगें।
- Open the blank document
- Click on the mailing tag, then click select recipients in start marge group click on existing list
- Click that your document include the merge fields that you revure
- Click preview result to click that the merged document look ceoreet
- Click merge to adobe pdf
- Click ok
मैक्रोस (Macros)क्या होता है :- यह एक प्रकार का रिकोर्डिग टूल है इसके द्वारा आप अपने काम को रिकॉर्ड कर सकते है ओर आवश्यकता पडने पर उस मैक्रोस को रन देते है। MS word मे हम जो भी कार्य करते है, उसे रिकॉर्ड कर सकते है ओर यह कार्य कुछ ही सैंकण्ड में हो जाता है यह एक बहुत ही उपयोगी टूल है।
- मैक्रो रिकॉर्ड करने के लिए view tab मे (मेनु मे) macros पर क्लिक करें। फिर record macros पर क्लिक करें।
- यहाँ मैक्रो नाम (name ) मे कोई भी नाम लिख्, जो आपको बाद मे याद रखें ओर ok करें
- अब रिकॉर्डिग शुरू हो चुकी है अगर आप ध्यान दे तो आपके माउस के ऐरो में एक macros का निशान आ रहा होगा । अब आप कुछ भी लिखिए वह रिकॉर्ड हो रहा हैं।
- अब रिकॉर्डिग बन्द करने के लिए macros पर क्लिक करें ओर stop रिकॉर्डिग पर क्लिक करें।
- अब रिकॉर्डिग देखने के लिए नया पेज लिजिए ओर मेक्रॉ मे जाकर view मैक्रॉ पर क्लिक किजिए ओर वह नाम सलेक्ट कीजिए जिसे आपने लिए था। ओर उसके बाद run पर क्लिक कीजिए। बस आपकी रिकॉर्डिग यहॉ आ जायेगी।
File in the blinks :-
- मैक्रोज Macros ड्रॉपडाउन मेन्यु में उपलब्ध हैं ।
- मैक्रोज रिकॉड करने के लिए आपको मैक्रोज सब मेन्यु मे Record macro विकल्प का चयन करना चाहिए ।
- मैक्रो को निष्पादित करने के लिए आपको मैक्रोज सब मेन्यु में Stop macro विकल्प का चयन करना चाहिए।
Linking word document to data in on word sheet
आप वर्क शीटस को Spread sheet shaft wear से दस्तावेजो (MS Word)या document फाइलों मे लिंक कर सकते है ।आप यह भी चाह सकते है spread sheet कि में कोई भी बदलाव आपके दस्तावेजें पर दिखाई दे। वर्ड प्रोसेसर में यह एक सुविधा होती है,जो आपको spread sheet जैसे बाहरी स्त्रोतो से डेटा जोडने में मदद करती है।
Short trick for student :-